Schauen wir uns die möglichen Datenformate einmal an.
Was erwartet uns?
- Word-Dateien
- Excel-Tabellen
- PDF-Dokumente
- BMEcat-Dateien
- eClass-Export
- ETIM-Exporte
Klassischerweise gibt es bei einzelnen Artikeln, ein sogenanntes Artikelstammblatt, oder bei Ware aus dem Ausland auch Offer Sheet genanntes Dokument. Hierin enthalten, alle notwendigen Stammdaten, die für die Vergabe einer Artikelnummer oder für die Erzeugung einer SKU im ERP-System notwendig sind.
Anmerkung: Nur die wenigsten Unternehmen legen ihre Artikelnummern außerhalb des ERP-Systems an!
Diese Informationen werden in der Regel tabellarisch übermittelt, aber und hier kommt das erste Problem. Die Daten sind entweder in eine Word-Datei, einem Excel-Sheet oder einer PDF-Datei. Einheitlich sieht anders aus und die Übernahme in unser Zielsystem ist nur bedingt möglich.
Excel-Importe gibt es meistens nicht out-of-the-box, da es unterschiedliche Versionen gibt, die Tabellen einmal horizontal, anderes Mal vertikal ausgerichtet sind, es keine Spaltenüberschriften gibt und erst recht nicht in einer Datenbank konformen Schreibweise.
Word-Dateien sind weit verbreitet, aber jeder der mit copy&paste die Daten in einen WYSIWYG-Editor übernommen hat, kennt das Problem zerstörter Formatierungen. HTML-Konformität ist gleich Null gegeben und aus schön formatierten Textblöcken, werden mit einem Mal zu einem großen Block.
PDF-Dateien werden oft für die klassischen Produktdatenblätter verwendet. Die sind zwar auf den ersten Blick recht übersichtlich, die Formatierungen lassen sich aber in der Regel auch nicht per copy&paste übernehmen.
Immerhin, manche PDF-Formate, wenn sie als Formular gespeichert wurden, lassen sich maschinell auslesen und sind somit potenziell importfähig. Hier herrscht dann oftmals eine Kluft zwischen dem technisch befähigten Mitarbeiter und dem Empfänger der Daten.
Bekommt man Daten von großen Industriefirmen, die auch selbst produzieren, dann ist es nicht selten, dass man sich mit Standards wie BMEcat, eClass oder ETIM konfrontiert sieht. Wenn du diese Standards nicht kennst, kannst du gern den Links ins Glossar folgen.
In der Praxis sieht es aber so aus, dass diese Dateiformate in der Regel nur mit bestimmten lizensierten Programmen, eingelesen und aufbereitet werden können.
Freie BMEcat Konverter zum Beispiel, sind auf eine bestimmte Menge von Datenzeilen beschränkt. Dies verleiht einem zwar einen Überblick über z.B. Testdatensätze, aber für das Tagesgeschäft hilft einem das nicht.
Formate vs. Inhalte
Zu den Importmöglichkeiten der oben genannten Industrieformate, kommen wir später nochmal. Wir nehmen jetzt einmal an, der Administrator of Hell hat uns den Zugang zu den Daten verschafft.
Jetzt gibt es nicht nur die Stammdaten, sondern auch Marketingdaten. Das sind die bereits erwähnten Beschreibungstexte, Hinweise und Attribute.
Produktdaten werden idealerweise getrennt vorgehalten. Das heißt, bestimmte Informationen werden in separate Felder gespeichert, weil sie z.B. später für die Onsite-Suche oder die Filterung benötigt werden.
Wer jetzt glaubt, dass jeder Lieferant oder Hersteller, die gleichen sprachgebräuchlichen Bezeichnungen verwendet, der irrt!
Wir brauchen somit nun eine fachkundige Person, die zumindest einmal die Stammdaten in unser Backend überträgt, dabei die unterschiedlichen Einheiten entsprechend konvertiert bzw. die Werteingaben umrechnet, die Besonderheiten von Elektro- und / oder Gefahrgutartikeln kennt, die Werte entsprechend aus den Sicherheitsdatenblättern überträgt oder ggf. auch anfordert und somit am Ende eine bestellbare Artikelnummer erzeugt.
Klingt bis hierhin noch ganz entspannt, aber ich kann euch versichern, bei 80% der Artikel hat es mindestens schon zwei Rückfragen gegeben und die Artikelanlage ist geparkt.
Hier entsteht nun auch direkt die nächste Gefahr: „Daten hab ich nicht, ach mach ich später! Erstmal anbieten und dann zeitnah nachpflegen.“ So oder so ähnlich geschieht es tausendfach in deutschen Firmen und als Ergebnis haben wir das, warum wir eigentlich ein PIM-System haben wollen. Wir haben eine Dateninkonsistenz aufgebaut, denn bei den meisten Sachbearbeitern sind Probleme aus dem Sinn, wenn der Speichern-Button geklickt wurde.
Ich weiß, das ist stark pauschalisiert, aber es leider immer anzutreffen und spiegelt nur meine Erfahrungen aus Jahrzehnte langer Projektarbeit wieder.
Die Folgen sind absehbar, der Artikel erhält ein schlechtes Ranking in den Suchmaschinen, kaufrelevante Daten fehlen dem Kunden und führt zum Warenkorbabbruch oder es hagelt Abmahnungen, wenn rechtliche Komponenten fehlen.
Es fehlt also ein System, welches Pflichtfelder zwingend einfordert, die Besonderheiten je Produkt- oder Warengruppe kennt und Freigabe-Prozesse aufgrund valider Dateneingaben steuert.
Während die rechtlichen Anforderungen sehr stringent sind, ist Qualität bei den Marketingdaten nicht so einfach zu definieren und erste recht nicht zu erreichen.