Wer in der Kostenverantwortung eines Projektes steht, der muss auch einen Überblick darüber haben, welche immer wiederkehrende Kosten zu erwarten sind. Diese können jährlich, z.B. für Lizenzen anfallen oder monatlich für zum Beispiel Support-Aufwände.
Dieser Teil der Projektphase wird oft stiefmütterlich behandelt, denn viele Projektleiter fürchten einen Abbruch des Projekts, wenn den Stakeholdern gegenüber kommuniziert werden muss, dass die laufenden Kosten horrend hoch sind. Hier ist es definitiv empfehlenswert seine Hausaufgaben gemacht zu haben und den zu erwartenden Nutzen gegenüberstellen zu können. Besonders bei der durchschnittlichen Supportkosten, retrospektiv betrachtet, kann schnell der Eindruck entstehen, hier wäre einfach nur Geld verbrannt worden. Für jede einzelne Maßnahme, die in die Umsetzung gegeben worden ist, muss der Nutzen bekannt sein und kommuniziert werden.
Werfen wir nun einen genaueren Blick auf diesen Kostenblock, um unser Gesamtbild zu vervollständigen.
Lizenzpakete
Ich habe im vorherigen Block bereits die unterschiedlichen Lizenzmodelle dargelegt. Bei den großen Anbietern ist es gängige Praxis, die Basislizenzen für die Anwender auf jährlicher Basis zu erwerben. Im Kleinen kennt das wahrscheinlich jeder von den Office-Lizenzen für Word, Excel, Powerpoint, usw..
Wieso eigentlich Lizenzen kaufen oder mieten? Wenn es einmal läuft, dann kann ich es doch auch einfach so weiterlaufen lassen, oder?
Nein! Die essentielle Notwendigkeit liegt in der Releasefähigkeit der Systeme und der fortlaufenden Kompatibilität zu Drittanbieter-Software, speziell den Schnittstellen (API).
Stellen wir uns mal vor, die Lizenzen sind veraltet, der Programm-Core ist auf dem Stand von vor zwei Jahren und ihr wollt einen Markplatz anbinden. Alle Vorbereitungen sind getroffen, Datenmodelle ausgearbeitet, initiale Importe vorbereitet und nun soll die Übertragung automatisiert werden, sprich die Datenübertragung mittels API-Anbindung erfolgen. Bei erloschener Lizenz habt ihr keinen gültigen API-Key, der entweder auf dem Marktplatz oder in der entsprechenden Middleware hinterlegt werden muss.
Die Kosten für die Lizenzen variierten sehr stark von Anbieter zu Anbieter. Pro Benutzer können gern von 35 bis 200 € anfallen.
Support-Aufwände
Auch hier sind deutliche Unterschiede am Markt festzustellen. Bei vielen Produkten, gerade Open-Source basiert, gibt es nicht so viel Support-Möglichkeiten, da in den meisten Fällen die Community entwickelt und die Erweiterungen über einen Plug-In Store bereitgestellt werden.
Der Anbieter selbst, entwickelt lediglich den Programm-Core und ist aus der Verantwortung bei Eigenentwicklungen.
Bei SaaS oder On-Premise Produkten hat der Anwender sehr wohl die Möglichkeit, sein Produkt zu customizen. Sei es spezifische Schnittstellenentwicklungen, modulare Erweiterungen wie z.B. die Anbindung einer externen Translation-Engine oder auch die Erscheinung der Programmoberfläche. Über ein Ticket-System lassen sich diese Change-Requests erfassen und werden dann vom Anbieter bewertet und mit einem Preisschild versehen.
Dieser Part deckt die individuellen Anfragen ab.
Für alle anderen Probleme des Tagesgeschäfts, z.B. Nichtverfügbarkeit des Systems, Zugangsprobleme o.ä., besteht in der Regel ein Standard-Supportvertrag. Hierbei hat der Kunde die Wahl, verschiedene Leistungsumfänge zu buchen, unter anderem eine 24-stündige Verfügbarkeit des Entwicklerstabs. Kleine Pakete liegen dann ungefähr um die 10-13.000 €/Jahr.
Für welches Paket man sich entscheidet, obliegt der Projektleitung und ist natürlich auch maßgeblich von den eigenen Ressourcen und Fähigkeiten im Unternehmen abhängig.
Zu berücksichtigen sind auf jeden Fall:
- ob es einen „Vertragszwang“ zu Support-Paket gibt
- ob das Kern-Produkt die Anforderungen abdeckt oder ob kontinuierliche Entwicklungsleistung zu erwarten ist
- Anzahl der erwarteten Supportstunden, abhängig davon, wie „fit“ der PIM-Administrator ist
- welche Verfügbarkeit beim Support gewünscht ist, sprich eine Reaktionszeit von 2 Stunden oder innerhalb eines Werktags
- welche Kommunikationswege erwartet werden, Ticket-System vs. Hotline
Development-Kosten
Im Grunde gerade schon mit angesprochen worden. Jedes System wird irgendwann mal mit einem anderen System kommunizieren müssen und dafür sind i.d.R. auch Anpassungen auf Seite des eigenen Systems notwendig.
Es können aber auch Standardfunktionen „nachgeschärft“ werden. Dafür werden dann die Entwickler der Anbieter benötigt, die den Kundenwunsch bewerten und umsetzen müssen. Die Stundensätze für Senior-Entwickler variieren ebenfalls stark, abhängig von Anbietergröße und Komplexität des Produkts. Mit 85-120 €/Std. ist aber immer zu rechnen.
System-Hosting
Die Kosten für ein Hosting hängen ab von der Wahl des getroffenen Systems. Bei Open-Source Produkten kann man im eigenen Rechenzentrum hosten oder man bucht einen Server bei einem der unzähligen Anbieter wie Strato oder ScaleCommerce.
Die Kosten belaufen sich dann auf mehrere Hundert Euro pro Monat, bei komplexeren Infrastrukturen geht es gleich auch in die 2.000-3.000 €/Monat.
Hat man sich für ein On-Premise-System entschieden und betreibt das Rechenzentrum selbst, hostet also inhouse, dann werden schnell 5-stellige Beträge fällig. Die großen Systeme benötigen oftmals mehrere Server, um die Lasten entsprechend zu verteilen und einen optimalen Wirkungsgrad zu erzielen. Große Unternehmen betreiben dann das gleiche nochmal, als Staging-System, auf dem Entwicklungen zuerst getestet und modifiziert werden können, bevor man sich das Live-System „zerschießt“ und das Tagesgeschäft beeinträchtigt.