Nachdem nun alle Anbieter ihre Lösungen präsentiert haben, gilt es eine Entscheidung zu treffen.
Ob nun nach jedem Pitch nochmal zusammengekommen und resümiert wird oder gebündelt nach allen Veranstaltungen, obliegt euch selbst.
Um nun eine finale Entscheidung treffen zu können, kommen alle Beteiligten an einen Tisch (ohne Anbieter natürlich) und geben auf Basis erstellter Notizen ein kurzes Feedback zu den letzten Tagen und den gesammelten Eindrücken.
- Welche Software hat den besten Eindruck gemacht?
- Wo hat man sich gleich wie „Zuhaus“ gefühlt?
- Welcher Anbieter hat den kompetentesten Eindruck gemacht und ist auf die Fragen und Bedürfnisse am besten eingegangen?
- Gibt es ein Produkt, das gleich herausgestochen ist?
- Welchen Eindruck hat die Bedienbarkeit gemacht?
- Wie sehen die Lizenzmodelle aus?
- Wie steht es um Flexibilität und Zukunftssicherheit aus?
Jetzt kommt es situativ auf den Projektleiter an. Wenn das Feedback des Projektkreises eindeutig ist, kann nochmal kurz das Gehörte zusammengefasst werden und gegenüber dem Lenkungskreis eine klare Empfehlung ausgesprochen werden.
Sollte das Feedback hingegen gemischt sein, kann es nochmal hilfreich sein, das Feedback aufzuschreiben und in eine Bewertungsmatrix zu übertragen, so wie wir es bei der Long List gemacht haben.
Das letzte Wort hat nun der Projektauftraggeber, also in der Regel die Geschäftsleitung. Sie werden sich kurz im kleinen Kreis besprechen und die Entscheidung bekanntgeben.
Das nun anstehende Vertragswerk regelt die Geschäftsleitung im Schulterschluss mit dem Projektleiter und dem Anbieter.
Damit ist der Grundstein gelegt und die Evaluierungsphase ist abgeschlossen. Im nächsten Abschnitt tauchen wir dann in die Implementierungsphase ein und beschäftigen uns mit der Installation, Konfiguration und Anwenderschulung des Systems.