Implementierung des PIM-Systems

Die Einführung eines PIM-Systems ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. EDV / IT sind hier federführend und müssen sich eng mit den Anbietern abstimmen. Speziell aus Sicht der bereitzustellenden Hardware, sollte man direkt von Beginn an großzügig dimensionieren, denn in der Praxis wird man schnell feststellen, dass viel Speicher für die Daten benötigt wird. Nicht nur die Anwendung selbst nebst zu migrierender Assets, ebenso für diverese Backups die am Anfang von großer Bedeutung sind, sowie Protokolldateien, die für die Fehlersuche benötigt werden. 

Hier sind die entscheidenden Schritte und bewährten Praktiken, um eine erfolgreiche PIM-Einführung sicherzustellen:

1. Installation der PIM-Software:

   • Prüfung und gegebenenfalls Modernisierung der IT-Infrastruktur für optimale Leistung.
   • Installation der PIM-Software auf eigenen Servern, externen Servern oder in der Cloud.
    

2. Schulung von Key-User:innen:

   • Frühzeitige Schulung von Key User:innen, die umfangreiches Prozesswissen haben.
   • Key User:innen werden zu zentralen Ansprechpartner:innen und fördern die Akzeptanz im Unternehmen.
    

3. PIM-System einrichten & anpassen:

   • Anpassung des Systems an die Unternehmensprozesse in Workshops mit Projektteam und Key User:innen.
   • Ausgewogene Anpassungen vornehmen, ohne zu sehr an alten Prozessen festzuhalten.
    

4. Datenmigration:

   • Sorgfältige Planung der Datenmigration für eine gute Struktur und Qualität.

   • Früher Start der Datenmigration, beginnend mit Stammdaten und schrittweiser Integration.

   • Wichtige Überlegungen bei der Datenmigration:

     • Automatisierung durch gutes Datenmapping zur Reduzierung manueller Nacharbeit.
     • Daten in ein Testsystem migrieren, um Fehler leichter zu korrigieren.
     • Auswahl relevanter Daten, Ausschluss veralteter oder irrelevanter Informationen.
     • Bereinigung von Daten, um Doppelungen und Inkonsistenzen zu vermeiden.
     • Vereinheitlichung von Daten für erhöhte Datenqualität.
      

5. Mitarbeiterschulung:

   • Gezielte Schulungen für Mitarbeitende, um eine reibungslose Einführung und erhöhte Produktivität zu gewährleisten.
   • Einbindung von Key User:innen, jedoch nicht ausschließlich, um das gesamte Know-how zu vermitteln.
    

6. Dokumentation:

   • Beginn der Dokumentation während der Einrichtung für spätere Schulungen.
   • Verwendung von Screenshots und ggf. Ablaufdiagrammen für eine benutzerfreundliche Dokumentation.
   • Nutzung vorhandener Dokumentation vom PIM-Anbieter oder deren Schulungsmaterialien.
    

7. Systemtest & Go-live des PIM-Systems:

   • Festlegung einer passenden Einführungsstrategie je nach Prioritäten.
   • Einführungsstrategien:
     • Simultane Einführung für kürzere Projektlaufzeit (höheres Risiko).
     • Sukzessive Einführung für geringeres Risiko, aber längere Projektlaufzeit.
     • Parallele Einführung nicht empfohlen aufgrund erhöhtem Aufwand und Akzeptanzproblemen.
      

8. Finale Datenmigration, Systemtests & Abnahme:

   • Anpassungsschwierigkeiten der Mitarbeitenden während der Umstellung berücksichtigen.
   • Geduld und Verständnis zeigen, während Produktivitätsgewinne nach und nach eintreten.
   • Unterstützung durch das Projektteam und den PIM-Anbieter bei auftretenden Fragen und Problemen.
    

Eine sorgfältige Umsetzung dieser Schritte minimiert Risiken und maximiert den Erfolg Ihrer PIM-Einführung.