Projektmanagement ist ein Schlüsselelement für den Erfolg jedes Unternehmens. Jedoch ist es ein überaus komplexer Themenbereich mit vielen Hürden und Stolpersteinen…besonders für unerfahrene Projektteilnehmer.
Dabei stehen Unternehmen oder vielmehr die Projektleiter oft vor der Frage, ob sie klassische oder agile Methoden anwenden sollen. Und hier besteht im Grunde bereits das erste Problem. Agilität ist nicht nur ein Werkzeug, dessen man sich fallbezogen bedient. Agil ist ein Mindset, eine Einstellung zum Handeln und Lösen, dass tief verankert sein muss und das in jedem Gedanken und über alle Fachbereiche hinweg. So ehrlich muss man sein, dass wenn agile PM-Methoden oder Werkzeuge, Projekt spezifisch herangezogen und bedient werden, am Ende bestenfalls eine hybride Umsetzung dabei rauskommt. Die spezielle Struktur und Verantwortungsübertragung an die Entwickler macht es unmöglich, im Tagesgeschäft mal so und mal so zu arbeiten.
Dazu später mehr.
Dennoch haben beide Ansätze ihre Vor- und Nachteile, die es sorgfältig gegeneinander abzuwägen gilt.
Klassische Methoden wie der Wasserfallansatz bieten eine strukturierte Herangehensweise und klare Verantwortlichkeiten. Hier wird direkt ab Start versucht, dass gesamte Projekt minutiös zu planen und die Abläufe aufeinander abzustimmen.
Agile Ansätze wie Scrum oder Kanban hingegen ermöglichen schnellere Entscheidungen, eine geringere Fehlerquote und eine höhere Flexibilität. Man kann aber festhalten, dass die Agilität in der Projektwelt zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Agilität bedeutet, schnell auf Veränderungen reagieren und Entscheidungen treffen zu können. Methoden wie Scrum und Kanban ermöglichen es Teams, flexibler und effizienter zu arbeiten. Anstatt starrer Zeitpläne und Meilensteine stehen hier inkrementelle Verbesserungen und kontinuierliches Feedback im Vordergrund.
Der große Vorteil: eine geringere Fehlerquote und eine höhere Kundenzufriedenheit. Unternehmen, die auf Agilität setzen, haben einen entscheidenden Wettbewerbsvorsprung. Projektmanagement der Zukunft heißt also: weg vom Wasserfall, hin zu mehr Beweglichkeit und Anpassungsfähigkeit!
Letztendlich kommt es auf die individuellen Bedürfnisse des Projekts an.
In dynamischen Umfeldern mit häufigen Änderungen kann Agilität entscheidende Vorteile bringen.
Für vorhersehbare, klar definierte Projekte bietet der klassische Ansatz mehr Stabilität. Unternehmen, die beide Methoden geschickt kombinieren, haben die besten Chancen auf einen erfolgreichen Projektverlauf.
Schauen wir uns kurz und kompakt mal die Haupteigenschaften der jeweilen PM-Methode an.
Agiles Projektmanagement
- Iterative Entwicklung: Projekte werden in kleinen, überschaubaren Iterationen (Sprints) durchgeführt.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Anforderungen können während des Projekts angepasst und verfeinert werden.
- Kundenzentrierung: Starker Fokus auf die Zusammenarbeit mit dem Kunden und das Einholen von regelmäßigem Feedback.
- Cross-funktionale Teams: Teams bestehen aus Mitgliedern mit unterschiedlichen Fähigkeiten, die zusammenarbeiten, um das Produkt zu entwickeln.
- Transparenz: Regelmäßige Meetings (z.B. Daily Stand-ups, Retrospektiven) sorgen für eine hohe Transparenz im Projektverlauf.
- Inkrementelle Auslieferung: Funktionierende Produktinkremente werden regelmäßig geliefert, nicht erst am Projektende.
- Selbstorganisation: Teams organisieren sich weitgehend selbst und treffen Entscheidungen eigenständig.
- Priorisierung: Features und Aufgaben werden kontinuierlich priorisiert, um den größten Mehrwert zu erzielen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßige Retrospektiven fördern eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Zusammenarbeit.
- Weniger Dokumentation, mehr Kommunikation: Fokus auf direkte Kommunikation, Dokumentation wird auf das Wesentliche beschränkt.
Klassisches Projektmanagement
- Lineare Phasenstruktur: Projekte werden in klar definierte Phasen (z.B. Planung, Umsetzung, Abschluss) unterteilt.
- Festgelegter Projektplan: Ein detaillierter Projektplan wird zu Beginn erstellt und dient als Leitfaden für das gesamte Projekt.
- Festgelegte Anforderungen: Anforderungen werden zu Beginn des Projekts definiert und bleiben während der Umsetzung weitgehend stabil.
- Top-down-Ansatz: Entscheidungen werden überwiegend von Führungskräften getroffen und an das Team weitergegeben.
- Starke Kontrolle und Überwachung: Fortschritt wird regelmäßig gegen den ursprünglichen Plan überprüft und dokumentiert.
- Dokumentationsorientierung: Umfassende Dokumentation ist ein zentraler Bestandteil, um den Projektfortschritt und Entscheidungen festzuhalten.
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Klare Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams.
- Statische Struktur: Der Projektablauf folgt einem starren, vorher festgelegten Schema.
- Risikomanagement: Risiken werden im Vorfeld identifiziert und Maßnahmen zur Risikominimierung festgelegt.
- Abschließende Qualitätssicherung: Die Qualitätssicherung erfolgt am Ende des Projekts, bevor das Produkt oder die Dienstleistung an den Kunden übergeben wird.
Daraus lassen sich nun die jeweiligen Vorteile ableiten:
Vorteile der agilen Projektmanagement-Methode
- Hohe Flexibilität bei Änderungen: Anpassungen können schnell vorgenommen werden, was auf Veränderungen am Markt oder durch den Kunden reagiert.
- Schnellere Time-to-Market: Durch inkrementelle Auslieferungen können Produkte oder Features schneller auf den Markt gebracht werden.
- Verbesserte Kundenzufriedenheit: Durch regelmäßiges Feedback und Anpassungen wird das Endprodukt besser an die Kundenbedürfnisse angepasst.
- Besseres Risikomanagement: Risiken werden frühzeitig erkannt und können durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen minimiert werden.
- Höhere Qualität: Durch kontinuierliches Testen und Feedback-Schleifen wird die Produktqualität verbessert.
- Motivierte Teams: Die Selbstorganisation und der direkte Einfluss auf das Endprodukt steigern die Motivation und Zufriedenheit der Teammitglieder.
- Erhöhte Transparenz und Kontrolle: Regelmäßige Updates und Reviews ermöglichen es dem Management, stets einen aktuellen Überblick zu haben.
- Weniger Verschwendung: Durch Fokussierung auf das Wesentliche und kontinuierliches Feedback wird Verschwendung minimiert.
- Engere Zusammenarbeit: Stärkerer Teamgeist und bessere Zusammenarbeit durch regelmäßigen Austausch und gemeinsame Ziele.
- Bessere Anpassung an unklare Anforderungen: Agile Methoden eignen sich besonders gut für Projekte, bei denen die Anforderungen anfangs unklar sind oder sich häufig ändern.
Vorteile der klassischen Projektmanagement-Methode
- Klare Struktur und Planbarkeit: Der detaillierte Plan bietet eine klare Struktur und macht das Projekt gut planbar.
- Voraussagbare Kosten und Zeitrahmen: Durch den festen Plan sind Kosten und Zeitrahmen relativ genau vorhersehbar.
- Geringeres Änderungsrisiko: Da Anforderungen zu Beginn festgelegt werden, gibt es weniger Raum für nachträgliche Änderungen, was Stabilität bietet.
- Hohe Kontrolle und Verantwortlichkeit: Das Management behält die Kontrolle über das Projekt und kann klare Verantwortlichkeiten festlegen.
- Detaillierte Dokumentation: Die umfangreiche Dokumentation sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit, auch nach Projektabschluss.
- Einfaches Management von großen Projekten: Besonders bei großen, komplexen Projekten ist die klare Struktur hilfreich.
- Stabilität und Sicherheit: Projekte verlaufen in einem vorhersehbaren Rahmen, was Sicherheit für das Team und die Stakeholder bietet.
- Einfache Messbarkeit des Fortschritts: Der Fortschritt kann einfach anhand des Projektplans gemessen und überwacht werden.
- Fokus auf die Einhaltung von Standards: Klassisches Projektmanagement legt oft Wert auf die Einhaltung von branchenspezifischen Standards und Normen.
- Effektive Ressourcenplanung: Ressourcen (z.B. Zeit, Budget, Personal) können im Voraus genau geplant und zugewiesen werden.
Auf den folgenden Seiten werde ich die beiden Methoden etwas genauer beleuchten und auch meine Einschätzung dazu abgeben, welche Methode in einem PIM-Projekt am ehesten zum Tragen kommen sollte.
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