Hierzu kann ich pauschal gar nicht so viel beitragen. Denn die Tatsache, ob überhaupt ein Fragenkatalog zum Tragen kommt, liegt an der Qualität der Rückläufer unserer Software-Anbieter.
An dieser Stelle muss man natürlich zu bedenken geben, wie oft ein solches Softwarehaus sich mit Anfragen konfrontiert sieht, die dann nicht einmal in einem Pitch enden?! Aber das ist aus meiner Sicht das Schicksal eines Dienstleisters und nur, wer sich stets die Mühe gibt, auch noch die vermeintlich lästigste Frage zu beantworten, wird auch hinterher noch an unserer Seite stehen, wenn es Anwendungs- oder Konfigurationsfragen gibt.
Sei es drum, ein Drittel der Lastenheft-Rückläufer können wir im Schnitt aussortieren, weil der Umfang der Antworten so knapp und lieblos wie inhaltslos ist.
Fun Fact: Im Verlauf des Projekts und bedingt durch neu entstehende Kontakte, z.B. durch Haus(-)Messen, etc., trifft man im Nachhinein oft auf die Personen, die eigentlich unsere Anfrage hätten beantworten sollen. Wenn man dann durchklingen lässt, dass die Software aussortiert wurde, weil die Antwortqualität ungenügend war, herrscht immer große Empörung, gefolgt von Entschuldigungen und dem Angebot, die Antworten nochmal nachreichen zu können.
Ich kann an dieser Stelle nur den Rat aussprechen, wenn Euch eine Software bereits im Vorfeld zusagt, sei es aufgrund von eigenen Erfahrungen oder Empfehlungen und die Qualität der Antwortdatei entspricht nicht dem, was von einer renommierten Marke zu erwarten wäre, dann hakt nochmal telefonisch nach. Lasst euch durchstellen zum zuständigen Key-Accounter und bittet ihn, sich der Sache anzunehmen, da Ihr den besagten Anbieter gern im Rennen sehen möchtet.
Ich garantiere Euch, dann kommt die Sache auch ins Rollen.
Aber zu was lohnt es sich jetzt, Rückfragen zu stellen?
Mein Rat, lest sorgfältig und aufmerksam die Antworten durch. Antworten wie „ist im Standard enthalten„, braucht man in der Regel keine weitere Aufmerksamkeit schenken. Vielleicht wird der Ablauf und die Benamung eine andere sein, aber das Ergebnis wird am Ende das sein, was Ihr für die Arbeit benötigt.
Bei Antworten wie „ist im Standard abbildbar“ kann man schon mal nachfragen, wie es denn dann aussehen würde. Ein Blick in ein Test- oder auch Kundensystem hilft an der Stelle immer. Gerade wenn es auf Details ankommt, wie ob als Trennzeichen ein Komma oder Punkt verwendet wird oder im besten Fall, es flexibel verwendet werden kann, sollte im Vorfeld geklärt werden. Ansonsten wird jedes Change Request Euch Zeit und Geld kosten.
Die Alarm-Antwort schlecht hin lautet „kann im Projekt oder kann Projekt seitig umgesetzt werden„. ALARM!!!
Hier müsst Ihr nachfragen, welcher Teil der Anforderung noch im Standard abbildbar ist und wie groß in Etwa der Entwicklungsaufwand sein wird. Oftmals stellt sich dann in den Gesprächen heraus, dass der Anbieter nicht mal ansatzweise eine Vorstellung davon hat, was zu tun ist, da es auch in anderen Kundenprojekten noch nicht zum Tragen kam. Hier ist Vorsicht geboten. In diesem Stadium kann durchaus der ein oder andere Anbieter noch rausfliegen.
Besonderes Augenmerk sollte man auf das Thema Schnittstellen richten.
Dabei ist es unerheblich ob ERP Richtung PIM, PIM Richtung Middleware oder PIM / Middleware Richtung Shop-System. Jede Datenlage hat ihre individuellen Besonderheiten, die oft tief in der System- und Prozesslandschaft verwurzelt sind. Dies muss vom Anbieter verstanden und umgesetzt werden, was oftmals dazu führen kann, dass Euer neues System bereits zum Start einen sehr hohen Individualisierungsstand erreicht.
Auch das kann, muss aber nicht, im späteren Verlauf des Betriebs immer wieder mal zu Problemen führen. Wenn Core-Elemente des PIMs ein neues Release erfahren und eure Entwicklungen nicht hinreichend auf Kompatibilität geprüft wurden, dann fällt euch oder einem Mitarbeiter im laufenden Betrieb auf, da fehlt doch ein Im- oder Export!?
Dann heißt es schnell sein, Support-Ticket erstellen und auf schnelle Hilfe hoffen. Deswegen sollte man sich in der Vorprojektphase bereits überlegen, ob man „alte Zöpfe“ nicht abschneiden und die Prozesse wieder an Standard heranführen kann. Das macht es für alle Beteiligten hinterher einfacher.