Jetzt geht es das erste Mal so richtig ans Eingemachte. Die Aufgabe besteht darin, so genau wie möglich zu definieren, welche Rahmenbedingungen aktuell herrschen und welche Features und Funktionen das neue System haben soll.

Versuchen wir nun einmal, eine grobe Ablaufplanung zu erstellen, um am Ende das gewünschte Lastenheft in den Händen zu halten.

Step 1: Geschäftsprozesse in den Fokus stellen

  • Anforderungen sollten nicht nur auf Funktionen, sondern vor allem auf Geschäftsprozesse fokussiert sein. Hier die klare Empfehlung, die einzelnen Prozesse aus den betroffenen Fachabteilungen zu visualisieren. BPMN 2 ist hier die Methode meiner Wahl. Durch die Erstellung der Flow-Charts geht man im Kopf jede einzelne Prozess-Station durch und merkt schnell, ob ein Arbeitsschritt oder eine Person vergessen wurde.

 
  • Erfolgreiche Projekte entstehen durch offene Gespräche zwischen Interessent und Anbieter, bei denen Geschäftsprozesse im Vordergrund stehen.
  • Klare Zielsetzungen, offene Kommunikation und hohe Transparenz sind wesentliche Faktoren für den Projekterfolg

 

Punkt 2: Projektziele priorisieren

  • Zieldefinitionen, Funktionen und Anforderungen sollten nicht nur beschrieben, sondern auch nach ihrer Relevanz für die Projektziele überprüft und kategorisiert werden.
  • Unterscheidung zwischen „mandatory“, „recommended“ und „optional“ ermöglicht eine klare Fokussierung.
  • Risiken müssen einbezogen werden, um potenzielle Auswirkungen auf die Kostenschätzungen zu berücksichtigen

 

Punkt 3: Inhalte kurz, knapp und zielorientiert

  • Lange Lastenhefte mit vielen Fragen zeugen oft von Unsicherheit.
  • Kürzere, präzise und zielorientierte Formulierung fördert die Verständlichkeit und Usability des Lastenhefts.
  • Demo-Cases und Zugang zu Test-Instanzen ermöglichen die Überprüfung der Bedienbarkeit, insbesondere wenn das künftige PIM-Systemen von einer heterogenen Anwenderkultur bedient werden soll.

 

Punkt 4: PIM-Lösungen sind nie abgeschlossen, sie sind ein Dauer-Projekt

  • Zukunftsorientierung ist entscheidend; Features für die Zukunft sind wichtiger als aktuelle Funktionen.
  • Software-Lieferanten sollten die Flexibilität besitzen, auf neue Herausforderungen schnell zu reagieren.
  • Schon bei der Auswahl der Software Software hatte ich darauf hingewiesen, der PIM-Anbieter wird uns lange begleiten und wir sollten darauf achten, dass dieser auch stets für uns uns und in unserem Sinn mitdenkt. Nicht jedes Feature wird benötigt, aber manche können einen Game-Changer darstellen und in solchen Fällen sollte der Anbieter proaktiv auf uns zukommen.

Chronologischer Ablauf für die Erstellung eines Lastenheftes bei PIM-Systemeinführung

  1. Ist-Situation analysieren:

    • Beschreibung der aktuellen Situation im Unternehmen.
    • Herausforderungen und Gründe für die Notwendigkeit einer neuen Software verdeutlichen.

  2. Zieldefinition für das Projekt:

    • Klare Festlegung der Ziele, die mit der Einführung des PIM-Systems erreicht werden sollen.
    • Qualifizierbare und quantifizierbare Ziele setzen, z. B. eine Steigerung der Prozess-Geschwindigkeit um 30 Prozent.

  3. Fokus auf Geschäftsprozesse:

    • Geschäftsprozesse identifizieren, die mit der Software abgebildet werden sollen.
    • Verwendung von BPMN-Schaubildern, um die gesamte Prozesskette transparent zu machen.

  4. Leistungsumfang definieren:

    • Genauer Festlegung, was der Auftraggeber liefern muss und welche Aufgaben selbst übernommen werden.
    • Definition des Leistungsumfangs, um Missverständnisse während des Projekts zu vermeiden.

  5. Priorisierung von Projektzielen:

    • Aufnahme von Zielen, Funktionen und Anforderungen in das Lastenheft.
    • Kategorisierung und Überprüfung ihrer Relevanz zur Erreichung der Projektziele.
    • Differenzierung zwischen „kritisch“ und „nice to have“.

  6. Kostenüberlegungen anstellen:

    • Überlegungen zu jedem einzelnen Punkt im Hinblick auf mögliche Auswirkungen auf die Kostenschätzungen anstellen.
    • Berücksichtigung, dass viele Standardfunktionen von den meisten Anbietern erfüllt werden.

  7. Phasen und Meilensteine definieren:

    • Frühzeitige Definition grober Phasen, Meilensteine oder Teilziele des Projekts.
    • Klare Kommunikation über den Lieferzeitpunkt von Teilergebnissen.

  8. Offene Fragen dokumentieren:

    • Sammlung aller offenen Fragen im Lastenheft.
    • Angabe von Verantwortlichkeiten für die Beantwortung und Festlegung von Zeitfenstern.

  9. Abnahme-Prozess festlegen:

    • Explizite Festlegung, wann eine Phase oder ein Meilenstein als abgeschlossen gilt.
    • Klarer Prozess für die Abschlussbewertung des gesamten Projekts.

 

Fazit

Ein strukturierter und chronologischer Ablauf bei der Erstellung eines Lastenheftes ist entscheidend für den Erfolg einer Softwareeinführung. Durch die Berücksichtigung von Ist-Situation, klaren Zielen, Fokus auf Geschäftsprozesse und sorgfältiger Definition von Phasen und Meilensteinen wird eine solide Grundlage für eine erfolgreiche PIM-Systemeinführung geschaffen.

Zur Veranschaulichung habe ich einmal eine beispielhafte Struktur eines Lastenheftes aus einem früheren Projekt zusammengestellt:

Link zur Lastenheft-Struktur

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