Was kostet ein PIM-System denn nun eigentlich?
Zugegeben, eine sehr kniffelige Frage und leider auch nicht pauschal zu beantworten. Gerne würde ich jetzt eine ellenlange Tabelle erstellen, hoch professionell gestaltet mit unüberschaubar vielen Zahlen, rot und grün markiert, Staffelmengen und Rabatte einbinden, am Ende einen Gesamtbetrag ausgeben, aber das ist gar nicht so einfach. Die Kostenfrage ist weitaus komplexer.
Der PIM-Markt ist sehr stark diversifiziert, von Open-Source Programmen wie Akeneo PIM, Plytix oder Pimcore bis hin zu Platzhirschen und Innovation-Leadern wie Apollon, Contentserv oder Informatica.
Die Grundfunktionen der Systeme sind nahezu identisch, die Unterschiede werden deutlich bei der modularen Erweiterbarkeit, der Integration moderner Tools wie KI gestützte Content-Erstellung, KI gestützter Bildfreistellung und automatischer Verschlagwortung (tagging), sowie der Möglichkeit von frei definierbaren Workflows zur Optimierung der Produktivität und Kommunikation.
Dennoch wollen wir einmal versuchen, eine ungefähre Kostenindikation zu erstellen, damit wir mal eine Hausnummer in den Raum stellen können.
Grundsätzlich unterscheiden wir Einmal- und fortlaufende, sowie fixe und variable Kosten.
Projektphasen - wo fallen Kosten an?
Im Rahmen der Implementierungsphase fällt bereits ein Großteil der (Einmal-)Kosten an.
Damit wir überhaupt ein PIM-System betreiben können, müssen folgende Arbeitsschritte erledigt werden:
- Projektziele (Unternehmensebene) definieren und Anforderungen der Fachbereiche zusammentragen und diese in einem Anforderungskatalog festhalten
- Erstellung von Long- und Short-Lists mit eingehender erster Bewertung und Sortierung der PIM-Systemanbieter
- Erstellung eines Fragenkatalogs für die Anbieter
- Versand und anschließende Auswertung der Rückläufer, ggf. Rückfragen / Rücksprachen per Mail oder Telefon
- Auswahl der Top 3 Anbieter, Einladung zum Pitch
- Vorbereitung von Demo-Cases. Die Anbieter stellen ihr System am besten mit unseren eigenen Produktdaten vor, so bekommt jeder Beteiligte einen plastischen Eindruck und die Daten haben entsprechenden Wiedererkennungswert.
- Finale Auswertung der Pitches mit Auswahl des Anbieters
- Workshopphase, Schnittstellen zu ERP, CRM, Shop-System etc. definieren und implementieren
- Erstellung von Datenmodellen für den Datenaustausch zwischen Vor- und PIM-System
- Datenmigration aus Altsystemen. Idealerweise sichtet man die Daten zuerst und sortiert unnötige Datentöpfe und defekte Daten im Vorfeld aus.
- Klärung von Zuständigkeiten und Abhängigkeiten. Welches System hat die Datenhoheit, wo entstehen welche Daten und wie werden Datenqualitätsstandard eingehalten?
- Anlage von PIM spezifischen Attributen, Aufbau der Klassifizierung(en), Erstellung von Ansichten, Definition von Rollen und Rechten
- Dokumentation und Schulung eigener Mitarbeiter
Nach erfolgreicher Implementierung des Systems fallen fortlaufend Kosten an.
Diese beziehen sich primär auf die Basislizenzen für die Anzahl aktiver User, auf den generellen Support, der oftmals in Paketen mit unterschiedlichem Leistungsspektrum gebucht werden kann und dann gibt es ggf. noch Developmentkosten. Darunter fallen alle Weiterentwicklungen am System, die der Anwender oder Administrator nicht selbst erledigen kann. So zum Beispiel die Integration einer Translation-Engine oder die kundenspezifische Ausgestaltung einer Schnittstelle zu einem Shop-System.
Kostenarten - welche Kosten gibt es?
In einem PIM-Projekt fallen eine Vielzahl von Kosten an. Jeder der zuvor genannten Punkte erzeugt Aufwände und bindet Ressourcen.
Die Online-Plattform Stepstone hat ermittelt, dass ein angestellter Projektmanager durchschnittlich 27,40€/Std. verdient. Den Beitrag verlinke ich euch einmal entsprechend hier: https://www.stepstone.de/gehalt/Projektmanager-in.html
Basierend auf dieser Zahl werden wir versuchen, die internen Aufwände hochzurechnen.
Vorab sei aber darauf hingewiesen, dass viele PIM-Systemanbieter kostenlose Tests ihrer Enterprise-Software anbieten, um Nutzern die Möglichkeit zu geben, sich selbst ein Bild über die Oberfläche, das Look & Feel zu verschaffen und so das am besten geeignete System zu finden.
Die monatlichen Kosten für PIM-Software variieren erheblich und hängen von Faktoren wie der
- Anzahl der aktiven Benutzer
- gebuchter Module
- Schnittstellen und Third Party Anbindungen
- Anzahl an verwalteter Artikel (SKU)
- dem benötigten Speicherplatz für Datenbanken und Assets (MAM/DAM)
- Support
Die Mindestvertragslaufzeiten variieren ebenfalls, wobei einige Lösungen keine Mindestvertragslaufzeit haben und andere bis zu 36 Monate vorgeben. Die Kosten sind auch abhängig von den Stock Keeping Units (SKUs) des Unternehmens, wobei verschiedene Softwarelösungen für unterschiedliche SKU-Mengen sinnvoller sind.
Bei der Entscheidung für Enterprise-Software für ein PIM-System sollten die Implementierungskosten berücksichtigt werden. Die Implementierungskosten variieren stark, wobei einige Anbieter bis zu 150.000 Euro verlangen. Es geht auch deutlich günstiger, während meiner Recherchen fanden sich Anbieter mit Kosten beginnend ab 500 Euro.
Zusätzliche Kosten für Wartung, Hosting, Anpassungen und Add-ons können ebenfalls anfallen.
Die Einrichtung des Systems dauert generell länger und erfordert eine Integration in die IT-Strukturen des Unternehmens. Die durchschnittliche Wartezeit beträgt etwa viereinhalb Monate, wobei einige Anbieter bereits vorab mit Workshops beginnen und die Zeit bis zur tatsächlichen Einrichtung überbrücken. Es ist als ratsam, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen und einen ausreichenden Puffer einzukalkulieren. PIM-Projekte lassen sich nicht mit der heißen Termin-Nadel stricken!
Hier nochmal zusammengefasst:
Einmalig anfallende Kosten:
- Konzeptionskosten
- Evaluierungskosten
- Setup-Kosten
- Erwerb der Lizenzen
- Implementierungskosten
Fortlaufende Kosten:
- Lizenzkosten
- Hostingkosten sofern kein eigenes RZ betrieben wird
- Wartungs- und Supportkosten (i.d.R. werden Supportpakete vereinbart)
- Development- und Customizingkosten
Wer detaillierte Einblicke in die beiden Kostentypen gewinnen möchte, darf gern auf den nachfolgenden Seiten stöbern:
Eine praxisnahe Beispielrechnung
Also wie bereits zuvor erwähnt, kann weder ich noch irgendjemand sonst, hier eine Kalkulation aufstellen, die dann 1:1 übernommen werden kann. Es gibt keine Bestpreis-Garantie, meine Kalkulation ausdrucken und einem PIM-Anbieter vorlegen wird somit niemanden zum Erfolg führen.
Projekte sind einzigartig, denn sie spiegeln Eure Anforderungen wieder!
Fangen wir an und listen chronologisch die Tasks auf und bewerten den Aufwand. Als Basis nehme ich eine On-Premise Lösung, die im eigenen Rechenzentrum gehostet wird, um so den maximal möglichen Aufwand zu skizzieren.
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ID
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TASK
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PARTICIPANTS
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PROJECT DAYS
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Die 106 Projekttage sind wie gesagt nicht in Stein gemeißelt. Abhängig von den Datenständen, bestehender Infrastruktur und auch dem Bugfixing, können hier schnell 10-20 PT eingespart werden. Ebenso ist die Komplexität der Datenmodelle und internen Abläufe maßgeblich entscheidend für die Umsetzungsdauer.
Abkürzungsverzeichnis
FB = Fachbereichleiter
GF = Geschäftsführung
PA = PIM-Anbieter
PB = PIM-Berater
PL = Projektleiter
PM = Projektmanager
LK = Lenkungskreis
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Anmerkung zu *Workshops
In den Workshops werden die grundlegenden Anforderungen definiert und abgeglichen mit den Funktionen, die das ausgewählte System „out of the box“ mit sich bringt. In Abstimmung mit dem Anbieter wird dann herausgearbeitet, ob man kostensparend mit Bordmitteln das gleiche Ergebnis erzielen kann oder ob die Software angepasst werden muss.
TIPP
Bei den Workshops immer darauf bestehen, dass ein Entwickler anwesend ist, der auch später das Projekt begleitet. Hier lassen sich oft schon Hürden im Vorfeld erkennen oder auch unrealistische Zeitansätze geraderücken.
Anhängig davon, welches Thema im Workshop besprochen wird, ändert sich natürlich der Teilnehmerkreis. Bei technischen Schwerpunkten, wie API-Anbindungen und Datenmodellen, werden primär die Kollegen der EDV gefragt sein und bei Rollen
& Rechten eher die Fachbereichsleiter. Auf jeden Fall kommt jeder mal dran.
Welche Workshops stehen auf der Agenda?
Wir werden in der Rubrik „Evaluation“ noch im Detail auf die Workshops und deren Inhalte eingehen.
An dieser Stelle möchte ich sie lediglich namentlich einmal erwähnen:
- Hardware-Anforderung und Installation
- Definition Datenmodell
- Schnittstellen-Definitionen
- Initialimport
- Schulung
Zu jedem Workshop muss mindestens ein Tag Vor- und Nachbereitung gerechnet werden, die teilweise auf den Anbieter und teilweise auf das eigene Team entfallen.
Anmerkung zu *Schnittstellen
Der Aufwand für die Schnittstellen-Implementierung hängt massiv von zwei Faktoren ab:
- Der eigenen Systemlandschaft ab, z.B. welches ERP-System wird eingesetzt, welches Shop-System wird betrieben, gibt es bereits Marktplatz-Anbindungen und welche Schnittstellen bestehen bereits?
- Welche „Standard-Schnittstellen“ bringt das ausgewählte PIM-System bereits mit?
Jetzt aber mal die Zahlen auf den Tisch
Ich weiß, Ihr wollt Zahlen!
Projekttage als Einheit sind schön und gut, aber Euer Geschäftsführer wird wissen wollen, „was kostet mich der Spaß denn jetzt?“
Ich habe mir die Durchschnittsgehälter der Einzelhandels- und IT-Branche im Netz herausgesucht, um für unser Beispiel, zu einer konkreten Zahl zu kommen.
Gegebenenfalls muss man noch bedenken, dass nicht aus jedem Bereich nur eine Person involviert ist. So können sich die EDV-Kosten schnell verdoppeln oder verdreifachen, ebenso aus den Fachbereichen sind schnell mal fünf oder sechs Personen am Tisch.
In den Lenkungskreissitzungen kommt auch gern die gesamte Geschäftsleitung zusammen, teilweise samt Gesellschafter o.ä., dann kostet eine Sitzung des Lenkungskreises gut gern einen mittleren vierstelligen Betrag.
Wenn jetzt noch die Lizenzkosten hinzugerechnet werden, dann haben wir eine grobe Vorstellung, was auf dem Scheck der Geschäftsleitung zu stehen hat, bis der erste Anwender im Browser den Log-In-Screen zu sehen bekommt.
Mit dieser Aufstellung möchte ich die Grundlagen rund um PIM erstmal abschließen und möchte die Brücke zur detaillierten Evaluierung schlagen.
In den nächsten Abschnitten gehe ich ins Detail und zeige auf, wie man die Fragebögen erstellt, ein Lastenheft erstellt, den finalen Anbieter auswählt, die Datenmodelle und Klassifikationen erstellt und anhand des Apollon OMN 5 auch, wie man die GUI aufbaut.
Legen wir also los…klick auf das Bild!
