Der erste Kostenblock in einem PIM-Projekt fällt zum größten Teil in der Evalulierungsphase an. Im Verlauf der Implementierung, aber auch im späteren Betrieb fallen immer wieder mal Einmalkosten an, dies aber in der Regel nur dann, wenn auf der Hardwareseite aufgestockt werden muss oder es kundenspezifische Weiterentwicklungen gibt.
Kosten und Zeit sind in Projekten grundsätzlich die kritischen Faktoren. Um nicht zu viel Geld zu verbrennen, gerade wenn man unerfahren in diesem Bereich ist, ist es ratsam einen Berater ins Boot zu holen. Über die Vor- und Nachteile hab ich ebenfalls einen Beitrag verfasst, den ich an dieser Stelle einmal verlinke: Berater ja oder nein
Konzeptionskosten
Noch bevor irgendein Berater kontaktiert wird oder man sich auf die Suche nach den unzähligen Anbietern macht, muss herausgearbeitet werden, wofür das PIM-System überhaupt eingesetzt werden soll. Eingangs hatten ich bereits erwähnt, dass PIM die Lösung für alle Probleme rund um Datenqualität, Datenvorhaltung und Ausleitung sein kann.
Es muss also klar sein, was ich durch den Einsatz eines PIM im Unternehmen erreichen möchte. Es ist zu klären, welche Bereiche betroffen sind und welche Prozesse zugehörig sind. Diese müssen über eine Ist-Bestandsaufnahme erfasst und dokumentiert werden. Auf Basis der Prozesse wird dann das Optimierungspotential herausgearbeitet, die notwendigen Schnittstellen definiert und die Datenhoheit geklärt.
In Relation zum PIM-System ist daraus abzuleiten, mit wie vielen Nutzern das PIM betrieben werden soll. Besonders die Anzahl der User hat hinterher Auswirkung auf die Höhe der Basislizenzkosten. Hier gibt es unterschiedliche Lizenzmodelle (weiterführender Link).
Nach der Anzahl der User, sind nun die Prozesse zu dokumentieren. Dazu werden am Besten aus den jeweiligen Bereichen zwei Personen benannt, die diese Aufgabe übernehmen. Aus meiner Erfahrung sind dafür immer der Abteilungsleiter und ein erfahrener Mitarbeiter am geeignetsten. Diese erfassten die Abteilungs relevanten Prozesse, Daten(ströme) sowie deren Herkunft und Empfänger. Zudem wird niedergeschrieben, welche Modifikationen und Kontrollen durchgeführt werden, Stichwort „quality gates„.
Aus den ermittelten Prozessen lässt sich nun ableiten, mit welcher Datenmenge das bzw. die künftigen Systeme zu jonglieren haben werden.
Im Grunde beschäftigen wir uns dann mit Artikelstammdaten, also reinen Datenbankfeldern mit Bezeichnungen, Abmessungen, EAN, usw.. Der benötigte Speicherplatz für diese Daten variiert natürlich mit der Anzahl der vorgehaltenen Artikel im System, ist aber im Vergleich zu den Assets verschwindend gering. In der Regel reichen hier wenige Gigabyte an Speicherplatz aus.
Bei den Assets wird es dann schon umfangreicher.
Starten wir eine kleine Beispielrechnung:
Nehmen wir mal an, unser Sortiment umfasst 20.000 Artikel, davon sind 70% Maschinen, 15% Werkstattausstattung und 10% Handwerkzeuge und 5% Chemieprodukte wie Reiniger o.ä..
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Die erste Berechnung ergibt 1,384 Terrabyte an Daten. Das wären jetzt reine Kanal neutrale Daten, die oftmals im Tiff-Format vorgehalten werden.
Wenn wir im Print-Umfeld unterwegs wären, dann kämen noch einmal hochauflösende Bilder hinzu. D.h. die 172 K Bilder nochmal hochauflösend vorzuhalten, bei durchschnittlich 18MB/Bild, ergäbe weiteren Speicherplatzbedarf von 3,096 TB.
Für den E-Commerce benötigt man zusätzlich Webshop taugliche Dateiformate. Systeme wie Magenta oder Shopware fordern jpg oder png Formate.
Also kalkulieren wir nochmal die Hälfte der Kanal neutralen Daten hinzu, macht 692 Gigabyte.
In Summe sind wir bei 5,172 Terrabyte an Bildern. Aus Gründen der Datenresilienz wird mindestens eine Sicherung dieses Datenbestandes vorgehalten und ggf. wird auch ein Test-System mit gleichem Datenstand betrieben (hier ohne extra Sicherung), dann errechnet sich der Speicherplatz mit dem Faktor 3, sprich 15,516 Terrabyte.
Hierfür muss entsprechende Hardware angeschafft werden.
Letzen Endes muss man sich entscheiden, welche Systemtechnologie zum Einsatz kommen soll.
Ohne hier zum jetzigen Zeitpunkt zu tief einsteigen zu wollen, unterscheiden wir
- Cloud basierte Bereitstellungen, sogenannte SaaS- (Software-as-a-Service)
- Open Source- und
- On-Premise-Lösungen
Evaluierungskosten
Mit dem vorläufigen Konzept in der Tasche, geht es nun auf die Suche nach dem richtigen Anbieter. Da wir uns hier mit den Kosten beschäftigen, arbeiten wir die einzelnen hier Schritte nicht aus, die könnt ihr hier nachlesen, aber ich geb einen kurzen Einblick, was in dieser Phase geschieht.
Evaluierung bedeutet, potentiell in Frage kommende Anbieter zu finden und diese anhand deren Portfolios mit unserem Konzept zu bewerten. Dafür werden die sogenannten Long und Short Lists erstellt (Erklärung gibt hier).
Über einen Fragenkatalog sortiert man die Anbieter der Short List aus und erhält dann, ermittelt durch zum Beispiel einem Punktesystem, die Kandidaten, die man zu einem Pitch einladen möchte.
Auch für die Ausarbeitung des Fragenkatalogs ist es ratsam, einen Berater hinzuzuziehen. Formulierungen der Anbieter sind recht oberflächlich gehalten und erwecken den Eindruck, diesen oder jenen Prozess zu beherrschen oder diese Funktion zu beinhalten. Die bittere Wahrheit lautet dann aber hinterher:
„Das kann kundenspezifisch im Projekt umgesetzt werden.“
Glaubt mir, das ist der meist gehasste Satz im Projekt, wenn man sich die Budgets für Features freigeben lassen muss, von denen man ursprünglich ausgehen konnte, dass sie out of the box verfügbar wären.
Um diese Überraschungen zu umgehen, baut man gut auf die Erfahrungen eines unabhängigen Beraters, der die Software idealerweise bereits aus anderen Projekten kennt.
Die Tagessätze von 1.500 – 2.000 € hatte ich bereits zuvor erwähnt.
Installations-Kosten
Hat man ein System gefunden, muss es auch aufgesetzt werden. Je nach der gewählten Systemtechnolgie (Saas, Cloud oder On premise), variieren auch die Kosten.
Bei Open Source Produkten kann die Installation komplett intern abgewickelt werden. Akeneo zum Beispiel stellt eine Docker-Instanz zur Verfügung, frei zum Download und jeder kann sich das System selbst aufsetzen und konfigurieren.
Bei SaaS Produkten fällt in der Regel nur eine geringe Pauschale für das Setup und die Anbindung an die externen System an.
On premise Lösungen basieren auf zu erwerbenden Lizenzen, auch hier wird das System über Workshops entsprechend eingerichtet und angedockt.
Lizenzen
Software-Lizenzen sind ein entscheidender Aspekt für Unternehmen und Privatpersonen, die Software nutzen. Die Wahl des richtigen Lizenzmodells kann erhebliche Auswirkungen auf die Kosten, Flexibilität und langfristige Nutzung haben. In diesem Blog-Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf unterschiedliche Software-Lizenzmodelle, insbesondere auf die Unterschiede zwischen Mietlizenzen und Kauflizenzen.
Software-Lizenzmodelle im Überblick:
1. Proprietäre Lizenzen:
- Der Nutzer erwirbt das Recht, die Software zu nutzen, jedoch nicht das Recht, den Quellcode zu modifizieren. Microsoft Office ist ein Beispiel für proprietäre Software mit einer Kauflizenz.
2. Open-Source Lizenzen:
- Diese Lizenzen erlauben es dem Nutzer, den Quellcode der Software zu verwenden, zu modifizieren und zu verbreiten. Beispiele sind die GNU General Public License (GPL) oder die Apache License.
3. Freie Software:
- Ähnlich wie Open-Source, aber mit einem stärkeren Fokus auf persönlichen Freiheiten. Beispiele sind die Free Software Foundation’s Free Software Definition.
4. SaaS-Modelle (Software as a Service):
- Nutzer abonnieren die Software und greifen über das Internet darauf zu, ohne physische Kopien zu besitzen. Microsoft 365 oder Salesforce sind Beispiele für SaaS-Lösungen.
Mietlizenzen vs. Kauflizenzen:
1. Mietlizenzen (Subscription-Based):
- Modell: Nutzer zahlen regelmäßig (monatlich oder jährlich) für die Nutzung der Software.
- Vorteile:
- Geringere anfängliche Kosten.
- Automatische Updates und Support.
- Skalierbarkeit je nach Bedarf.
- Nachteile:
- Langfristige Kosten können höher sein.
- Bei Beendigung des Abonnements kann der Zugang zur Software verloren gehen.
2. Kauflizenzen (Perpetual License):
- Modell: Nutzer erwerben die Software mit einer einmaligen Zahlung und besitzen sie dauerhaft.
- Vorteile:
- Langfristig niedrigere Kosten.
- Volle Kontrolle über die Software, auch nach Beendigung von Supportverträgen.
- Nachteile:
- Höhere anfängliche Investition.
- Upgrades erfordern oft zusätzliche Kosten.
Die Wahl zwischen Mietlizenzen und Kauflizenzen hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen ab. Mietlizenzen bieten Flexibilität und regelmäßige Updates, während Kauflizenzen langfristige Kontrolle und potenzielle Kostenvorteile bieten. Es ist entscheidend, die individuellen Anforderungen sorgfältig zu bewerten, um das optimale Lizenzmodell für die Softwarenutzung zu wählen.
Implementierungskosten
Die mit der System-Implementierung verbundenen Kosten bilden oft den größten Posten im Budget, und eine genaue Kostenschätzung ist von zentraler Bedeutung für den Projekterfolg.
Kostentreiber bei der Implementierung von PIM-Systemen:
Komplexität und Umfang der Produktinformationen:
Je komplexer die Produktinformationen sind und je mehr Attribute verwaltet werden müssen, desto höher sind die Implementierungskosten.
Grad der Automatisierung der Geschäftsprozesse:
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfordert oft zusätzliche Anpassungen und Integrationen, was die Kosten beeinflusst.
Anzahl der zu integrierenden Systeme:
Die Integration mit verschiedenen Systemen wie ERP, Marktplätzen und Onlineshops kann erhebliche Kosten verursachen.
Anzahl und Einheitlichkeit der Datenquellen:
Eine Vielzahl von Datenquellen und mangelnde Einheitlichkeit erfordern zusätzlichen Aufwand für die Datenintegration.
Anzahl der anzubindenden Kanäle:
Die Anbindung an verschiedene Vertriebskanäle erhöht die Komplexität und somit die Implementierungskosten.
Kostenpositionen während der Implementierung:
Die Kosten entstehen in verschiedenen Phasen der Implementierung, darunter:
Einrichtung der Rollen im System:
Definieren von Benutzerrollen und Zugriffsrechten im PIM-System.
Datenübernahme aus bestehenden Systemen:
Migration von Produktinformationen aus vorhandenen Systemen in das PIM-System.
Integration mit anderen Systemen:
Anbindung an externe Systeme wie ERP, Marktplätze und Onlineshops.
Einrichtung/Programmierung von Workflows:
Gestaltung und Implementierung von Workflow-Prozessen im PIM-System.
Anpassung der bestehenden Funktionen:
Modifikation von Standardfunktionen, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Programmierung der neuen Funktionalitäten:
Entwicklung zusätzlicher Funktionen gemäß den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens.
Mitarbeiterschulung:
Schulung der Mitarbeiter für die effektive Nutzung des PIM-Systems.
System-Launch:
Der Abschluss der Implementierung mit dem Start des PIM-Systems im Live-Betrieb.
Herausforderungen bei der Kostenabschätzung:
Es ist entscheidend, diese Kosten möglichst genau im Voraus zu schätzen und während des gesamten Prozesses im Auge zu behalten. Anbieter von Standard PIM-Software mögen sich als kostengünstig erweisen, es ist jedoch wichtig zu beachten, dass selbst bei Open-Source-Lösungen Einführungskosten anfallen. Die Auswahl der falschen Lösung kann zu erheblichen Mehrkosten führen und sogar die Kosten für Lizenzerwerb und Einführung einer anderen Lösung überdecken.
Insgesamt ist eine sorgfältige Planung und Kostenkontrolle entscheidend, um eine reibungslose und erfolgreiche Implementierung eines PIM-Systems zu gewährleisten.