Der Tag ist gekommen, die Geschäftsleitung bittet zum Gespräch. Entweder wurden bereits entsprechende Vorgespräche mit den Fachabteilungen geführt oder die GF ist kompetent genug, das große Ganze selbst zu definieren oder im besten Fall sind entsprechende Repräsentanten gleich mit zu dem Termin geladen, auf jeden Fall wird jetzt definiert und festgehalten, welche Zielsetzung verfolgt werden soll.

Die Überschrift zu diesem Termin ist klar: Auswahl und Implementierung eines PIM-Systems in die eigene Unternehmensstruktur.

Reicht das schon für einen Projektbeginn? Es wird sicherlich niemanden überraschen, wenn die Antwort NEIN lautet.

Welche Informationen brauchen wir also zusätzlich, damit der Projektleiter, das Projektteam und Fachabteilungen mit der Arbeit beginnen können?

Die Details zum Thema Projektauftrag könnt ihr in meinem Grundlagenteil hier nochmal nachlesen.

Ich möchte an dieser Stelle den Fokus auf die exemplarische Erstellung eines Projektauftrags richten.

Feststeht, dass wir ein Dokument erstellen wollen, dass hinterher die Grundlage unseres Handelns darstellt und das jeder beteiligten Person klar vermittelt, welches Ziel dieses Projekt verfolgt, welcher Zielzustand erwartet wird und was definitiv nicht eintreten soll.

Wir starten also mit einer sogenannten Situationsanalyse. Dies ist ein umfangreicher Fragenkatalog, erstellt vom beauftragten Projektleiter, der mittels Interviews und eventuell vorhandener Dokumentenlage, die Vorgeschichte des anstehenden Projekts recherchiert. Dabei ist wichtig zu erwähnen, dass der Projektleiter einen möglichst neutralen Überblick über die Situation, die Vorgeschichte und die Zukunft gewinnen sollte. Die gewonnene Transparenz schafft Planungssicherheit und minimiert eventuell aufschlagende Risiken im Projektverlauf.

Die Erfassung der Projektvorgeschichte ist entscheidend für den erfolgreichen Verlauf eines Projekts. Sie liefert oft wichtige Hinweise auf zu erwartende Schwierigkeiten und potenzielle Fallstricke. Diese umfassende Vorgeschichtenerhebung beinhaltet Fragen wie 

  • den Hintergrund des Projektbeschlusses,
  • die zugrunde liegenden Probleme,
  • Förderer oder Erschwernisse der Projektentstehung,
  • getroffene Entscheidungen im Vorfeld und
  • die Verfügbarkeit von bereits erarbeiteten Dokumenten und Unterlagen.


Weitere Aspekte, die beleuchtet werden, sind das Vorhandensein von Vorstudien, Analysen, Protokollen, Vorprojekten sowie den Zeitrahmen für diese Aktivitäten. Die Identifikation von festgehaltenen Risiken, die Durchführung ähnlicher Projekte in der Vergangenheit und die Kenntnis der Know-how-Träger aus diesen Vorhaben sind von zentraler Bedeutung.

Zusätzlich gilt es, die Einstellung der Mitarbeiter zum aktuellen Vorhaben und zu den angestrebten Ergebnissen zu erfassen, ebenso wie die Identifikation der größten Befürworter und Kritiker sowie ihrer Beweggründe. Die Rolle der Opinion Leader im Unternehmen und ihre Haltung zum Projekt runden die umfassende Vorgeschichtenerhebung ab.

Wenn es um die Gründe hinter der Beauftragung geht, dann wollen wir erfahren, wer eigentlich hinter dem Projekt steckt, wer eventuell heimlich die Geschicke leitet und wer durch das Projekt positiv oder negativ beeinflusst werden könnte.

Das Projekt beinhaltet mehrere Schlüsselfragen und Aspekte, die seine Umsetzung und Bedeutung für das Unternehmen definieren. Im Fokus stehen die angestrebten Veränderungen durch das Projekt, der fachliche und technische Hintergrund, schriftlich festgehaltene Ziele sowie der Auftraggeber und dessen Verfügbarkeit für den Projektleiter.

Des Weiteren sind Projekt- und Ergebnisanforderungen zu klären, Abnahmekriterien zu vereinbaren, eine grobe Terminplanung zu erstellen und Festlegungen bezüglich Termine, Kosten und Aufwände zu treffen. Betroffene Personen und Benutzer des Projektergebnisses sowie eventuelle Besonderheiten im Einsatzgebiet müssen identifiziert werden.

Die Übergabe an die Linie und die Bedeutung des Projekts für das Unternehmen stehen ebenso im Fokus wie die Priorität des Projekts, die Unterstützung bzw. Umsetzung von Unternehmensstrategien und die Beeinflussung dieser Strategien durch das Projekt. Konkrete Abhängigkeiten zu anderen Projekten, Erwartungshaltungen an das Projekt und die Weisungsbefugnis des Projektleiters mit seinen Verantwortlichkeiten sind zu klären.

Die Aufgaben des Projektleiters enden mit der erfolgreichen Umsetzung des Projekts und der Erreichung der definierten Ziele.

Elementar für den Projekterfolg ist eine reibungslose, effektive und transparente Projektorganisation. Hierzu ergeben sich die nächsten, zu klärenden Punkte.

Dabei stehen verschiedene Aspekte im Fokus, die die Struktur und Zusammenarbeit im Projekt definieren:

  1. Involvierte Organisationseinheiten:

    • Welche Bereiche sind am Projekt beteiligt?

  2. Ressourcenbedarf und Qualifikationen:

    • Wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen werden benötigt?
    • Gibt es klare Rollendefinitionen und abgegrenzte Verantwortungsbereiche?

  3. Erfahrung und Zusammenarbeit:

    • Verfügen die Projektmitarbeiter über Erfahrungen im Projektmanagement?
    • Haben sie ein Verständnis für Projektmanagement, und in welchem Ausprägungsgrad?

  4. Interne und externe Ressourcen:

    • Sind die Projektmitarbeiter intern oder mehrere Standorte verteilt?
    • Stellt der Projektauftraggeber Personal bereit, und welche Mitarbeiter sind beteiligt?
    • Ist eine interne Abdeckung des Ressourcenbedarfs möglich?

  5. Zusammenarbeit mit externen Partnern:

    • Ist die Einbindung externer Mitarbeiter geplant, und wenn ja, welche?
    • Besteht bereits Erfahrung mit bestimmten externen Mitarbeitern?
    • Ist die Beauftragung von Subunternehmern vorgesehen, und gibt es Vertragsvorlagen?

  6. Entscheidungsstrukturen:

    • Sind Steuerungsgremien oder Lenkungsausschüsse erforderlich?
    • Existieren bereits Gremien, die Einfluss auf das Projekt haben, und welche sind das?
    • Sind klare Entscheidungsmechanismen in diesen Gremien etabliert?

Diese Fragen dienen als Leitfaden, um eine umfassende und strukturierte Basis für die Projektorganisation zu schaffen und sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.

Langsam gelangen wir zur eigentlichen Planung und auch die will entsprechend vorbereitet werden.

Die Fragen zu Vorgehen und Planung spielen eine entscheidende Rolle bei der Schaffung einer effektiven Projektplanung. Hierbei werden verschiedene Aspekte berücksichtigt, um sicherzustellen, dass die Planung sauber und zielführend erfolgt:

  1. Unternehmensspezifische Vorgaben:

    • Existieren spezifische Vorgaben für das Projektmanagement im Unternehmen, und wenn ja, welche sind das?

  2. Verfahren und Methoden:

    • Welche unternehmensspezifischen Verfahren und Methoden müssen bei der Projektabwicklung beachtet werden?

  3. Rahmenbedingungen:

    • Gibt es nicht beeinflussbare Rahmenbedingungen, die die Planung beeinflussen könnten?

  4. Parallel laufende Projekte:

    • Welche anderen Projekte laufen parallel im Unternehmen, und können sich daraus Konflikte oder Potenziale ergeben?

  5. Kommunikationsmittel und -medien:

    • Welche Kommunikationsmittel und -medien stehen für das Projekt zur Verfügung?

  6. Planungshorizont und Detaillierungsgrad:

    • Welcher Planungshorizont ist möglich, und welcher Detaillierungsgrad ist für die Planung vorgesehen?

  7. Projektfortschrittsmessung:

    • Wie wird der Fortschritt des Projekts gemessen?

  8. Informationsaustausch:

    • Welche Informationen sollen im Projekt ausgetauscht werden können?

  9. Unterstützende IT-Tools:

    • Welche IT-Tools können unterstützend in der Projektdurchführung eingesetzt werden?

  10. Projektmanagement-Templates:

    • Welche Projektmanagement-Templates sind bereits vorhanden und können für die Planung genutzt werden?


Diese Fragen dienen dazu, eine umfassende Grundlage für die Planung zu schaffen und sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.

Projekte kosten Geld, keine Frage. Die Kosten dürfen den angestrebten Nutzen nicht übersteigen und das Budget, sofern es eine definierte Größe gibt, sollte auch nur im Rahmen überstrapaziert werden.

Es werden Fragen aufgeworfen, wer die Projektkosten übernimmt, ob ein festes Projektbudget existiert, welche Abrechnungsmethoden angewendet werden und wer für das Kostencontrolling verantwortlich ist.

Fazit der Situationsanalyse:

Die Situationsanalyse liefert eine präzise Momentaufnahme des aktuellen Projektstatus. Durch systematische Untersuchungen wurden Informationen zur Vorgeschichte und den Erwartungen des Projekts gewonnen. Vorangegangene Arbeiten und Ergebnisse sind bekannt, wobei zu beachten ist, dass trotz dieser Bemühungen nicht alle relevanten Informationen garantiert erfasst wurden.

Der Projektleiter hat nun einen ersten groben Überblick über das Gesamtvorhaben, einschließlich Ausgangssituation, Hauptziele und beteiligter Personen. Die Verantwortung für die Durchführung der Situationsanalyse und die Ergebnisse liegt beim Projektleiter, der durch die Interpretation der Ergebnisse eine solide Grundlage für seine weiteren Entscheidungen erhält.

Der Projektauftrag

Hier muss man das Rad nicht neu erfinden. Viele Berater, Institute und Gesellschaften haben entsprechende Vorlagen erstellt, die schlichtweg ausgefüllt werden müssen. Obwohl diese Übung relativ einfach ist, war die Vorarbeit umso entscheidender, damit der Inhalt auch das Projekt übersteht und die Geschicke des Projektteams in die richtige Richtung gelenkt werden.

 

Hier könnt ihr den nachfolgenden Beispiel-Projektauftrag herunterladen und individuell anpassen:

Beispiel_Projektauftrag

Zurück zur Übersicht
Weiter zur Long List